Αυτά είναι τα δέκα κρίσιμα σημεία που πρέπει να προσέξετε κατά τον σχεδιασμό μιας επαγγελματικής ή κοινωνικής εκδήλωσης

Ανδρέας Τουτζιαρίδης, Διευθύνων Σύμβουλος της Intercatering

Ετοιμάζετε κάποια εκδήλωση; Τον γάμο σας που είναι ένα από τα πιο σημαντικά event που θα κληθείτε να διοργανώσετε στη ζωή σας; Ή επιθυμείτε να διοργανώσετε μια άρτια εταιρική εκδήλωση που θα εντυπωσιάσει τους καλεσμένους σας και θα προωθήσει το εταιρικό προϊόν σας; Η επιτυχία ανάλογων εκδηλώσεων εξαρτάται από μια σειρά από σημαντικούς παράγοντες.

Η Intercatering είναι μια εταιρεία η οποία διαθέτει χρόνια εμπειρίας στη διοργάνωση εκδηλώσεων και την παροχή άριστων υπηρεσιών catering. Ρωτήσαμε, λοιπόν, τον Διευθύνοντα Σύμβουλο της Intercatering κ. Ανδρέα Τουτζιαρίδη, ποια είναι τα σημαντικά σημεία που πρέπει να προσέξουμε κατά τον σχεδιασμό μιας εκδήλωσης για να είναι πραγματικά ξεχωριστή.

Το πρώτο και πολύ σημαντικό βήμα είναι ο καθορισμός των στόχων της εκδήλωσης, τονίζει ο κ. Τουτζιαρίδης. Είτε πρόκειται για ένα επαγγελματικό κάλεσμα είτε για μια σημαντική κοινωνική στιγμή, θα πρέπει να διασφαλίσετε ότι οι στόχοι σας επιτυγχάνονται στο έπακρο. Στο σημείο αυτό θα πρέπει να εξετάσετε πόσοι είναι οι καλεσμένοι σας και τι θέλετε να πετύχετε.

Το δεύτερο σημαντικό βήμα είναι η κατανόηση του concept της εκδήλωσης. Καθιστό ή σερβιριστό δείπνο ή μήπως ένα party με street food; Οι επιλογές που έχετε στη διάθεσή σας είναι πολλές, και κάθε περίσταση θα πρέπει να εξυπηρετηθεί με τον πιο ιδανικό τρόπο ώστε να μείνουν οι καλεσμένοι σας ικανοποιημένοι αρκεί να εμπιστευτείτε τους κατάλληλους συνεργάτες.

Το τρίτο και πολύ κρίσιμο είναι το budget που θα διαθέσετε καθώς μία από τις βασικές και απαραίτητες πτυχές ενός event είναι η δημιουργία ενός ρεαλιστικού προϋπολογισμού ο οποίος με τον κατάλληλο καταμερισμό θα καλύψει επαρκώς τις ανάγκες της εκδήλωσής σας. Από το μενού μέχρι τον εξοπλισμό, ο επαγγελματίας συνεργάτης σας θα σας βοηθήσει να φροντίσετε κάθε λεπτομέρεια χωρίς υπερβολές.

Τέταρτο βήμα είναι η επιλογή του κατάλληλου χώρου που θα εξυπηρετεί το concept και θα συμβάλλει ουσιαστικά στην επιτυχία της εκδήλωσής σας. Είτε έχετε δικό σας χώρο είτε αναζητάτε έναν, μεγάλες και έμπειρες εταιρείες, όπως η Intercatering, θα εξασφαλίσουν ότι η εκδήλωσή σας θα φιλοξενηθεί σε ένα περιβάλλον που ταιριάζει στις ανάγκες σας. Μπορείτε να επιλέξετε από έναν ανοιχτό χώρο με θέα στη θάλασσα μέχρι ένα κομψό συνεδριακό κέντρο, έχοντας στη διάθεσή σας λύσεις που ενισχύουν την εμπειρία των καλεσμένων σας.

Το πέμπτο στάδιο είναι η σωστή επικοινωνία του concept που έχετε στο μυαλό σας με τους κατάλληλους επαγγελματίες, προκειμένου το φαγητό, ο εξοπλισμός, η διακόσμηση, η διασκέδαση, να εξυπηρετούν την ιδέα που έχετε σκεφτεί.

Επόμενο βήμα η σωστή επιλογή συνεργατών. Είναι σημαντικό να εξετάσετε αν οι συνεργάτες που θα επιλέξετε, όπως η εταιρεία catering, ο τεχνικός εξοπλισμός και οι διακοσμητές, έχουν την απαραίτητη εμπειρία στον τομέα τους. Η γνώση και η εξειδίκευσή τους μπορεί να αποδειχθούν καθοριστικοί παράγοντες για την ομαλή ροή της εκδήλωσης και την επίτευξη των στόχων σας, διασφαλίζοντας επαγγελματισμό και υψηλού επιπέδου αποτελέσματα.

Το έβδομο βήμα που πρέπει να προσέξετε είναι να έχετε προνοήσει για έκτακτες καταστάσεις. Η οργάνωση μιας εκδήλωσης απαιτεί προνοητικότητα. Μια μεγάλη και έμπειρη εταιρεία έχει πλάνα έκτακτης ανάγκης για κάθε περίπτωση, ώστε να εξασφαλίσει την ομαλή ροή της εκδήλωσης, ακόμα και αν υπάρξουν απρόοπτα όπως κακοκαιρία ή τεχνικά ζητήματα.

Ένα ακόμα βασικό στοιχείο στη διοργάνωση είναι να νιώθετε πως η ομάδα που συνεργάζεστε είναι δίπλα σας σε κάθε βήμα της διαδικασίας, προσφέροντας συνεχή υποστήριξη και ανοιχτή επικοινωνία. Από την αρχική οργάνωση έως την ημέρα της εκδήλωσης, η άμεση ανταπόκριση σε κάθε ανάγκη εξασφαλίζει την ομαλή διεξαγωγή και επιτυχία της.

Επιπλέον, η διαχείριση των καλεσμένων πρέπει να είναι άψογη, για να αισθανθούν άνετα από την πρώτη στιγμή της άφιξής τους στην εκδήλωση. Για να είναι θετική η εμπειρία των καλεσμένων σας, θα είναι καλό να εμπιστευτείτε μια εταιρεία που εφαρμόζει σύγχρονες τεχνολογικές λύσεις, τόσο για την οργάνωση των καλεσμένων στα τραπέζια όσο και τη διαχείριση της προσέλευσής τους στο χώρο. Η άριστη εξυπηρέτηση και υποδοχή την ημέρα της εκδήλωσης, θα πρέπει να αντικατοπτρίζει τη δική σας εικόνα.

Τέλος, ένας σημαντικός παράγοντας επιτυχίας της εκδήλωσής σας, είναι να προσφέρετε στους καλεσμένους σας μια ξεχωριστή εμπειρία φιλοξενίας. Οι συνεργάτες σας θα δημιουργήσουν την κατάλληλη ατμόσφαιρα προκειμένου η εκδήλωσή σας να τους μείνει αξέχαστη: Από τον προσεγμένο εξοπλισμό μέχρι το άριστα εκπαιδευμένο προσωπικό, που θα βρίσκεται συνεχώς δίπλα στους καλεσμένους σας. Ακόμα, πολύ σημαντική είναι η τήρηση του χρονοδιαγράμματος ώστε η εκδήλωση να έχει μια ροή που κρατάει το ενδιαφέρον των καλεσμένων. Καλό είναι να εξετάσετε μικρές λεπτομέρειες που κάνουν τη διαφορά, όπως υπηρεσίες valet, γκαρνταρόμπα ή ακόμα και ένα μικρό δωράκι που μπορείτε να προσφέρετε στους προσκεκλημένους σας.

Όλα τα παραπάνω καταλήγουν στο συμπέρασμα ότι η επιτυχία μιας εκδήλωσης είναι αποτέλεσμα προσεκτικού σχεδιασμού και άψογης εκτέλεσης. Η επιλογή μιας εταιρείας όπως η Intercatering που έχει την εμπειρία να σας προσφέρει αυτό που επιθυμείτε, με συνέπεια και αξιοπιστία είναι η επιλογή που θα διασφαλίσει ένα άψογο αποτέλεσμα.

Είτε σχεδιάζετε ένα μεγάλο εταιρικό γεγονός, είτε μια προσωπική γιορτή, η σωστή ομάδα επαγγελματιών θα κάνει την εκδήλωσή σας μια εμπειρία που θα μείνει αξέχαστη.

Περισσότερες πληροφορίες: (+30) 2108946625 | info@intercatering.gr | www.intercatering.gr | www.facebook.com/intercatering /Instagram: @intercatering

Οι πιο πρόσφατες Ειδήσεις

Διαβάστε πρώτοι τις Ειδήσεις για ό,τι συμβαίνει τώρα στην Ελλάδα και τον Κόσμο στο thetoc.gr